Interne Meldestelle nach Hinschg
Die Einrichtung einer internen Meldestelle ist nach dem Hinweisgeberschutzgesetz für viele Unternehmen verpflichtend. Mit unserer Dienstleistung als externe Meldestelle erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen zuverlässig, vertraulich und ohne internen Mehraufwand.
Wir übernehmen die vollständige Fallannahme und Bearbeitung durch geschultes Fachpersonal – neutral, rechtskonform und professionell. So schützen Sie Hinweisgebende, entlasten Ihre internen Strukturen und vermeiden Haftungsrisiken.
Unsere Leistungen als externe Meldestelle
Wir übernehmen für Sie die Funktion der internen Meldestelle – professionell, rechtskonform und diskret. Dabei kümmern wir uns um den gesamten Prozess: von der Entgegennahme bis zur abschließenden Fallbewertung.
Wir nehmen Hinweise über eine datenschutzkonforme und sichere Plattform entgegen – rund um die Uhr. Die Bearbeitung erfolgt gemäß den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Jeder Hinweis wird von unserem Fachteam geprüft und nach Relevanz, Dringlichkeit und Zuständigkeit eingeordnet. So stellen wir sicher, dass keine Meldung verloren geht oder falsch behandelt wird.
Alle Schritte werden lückenlos und revisionssicher dokumentiert. So erfüllen Sie jederzeit Ihre Nachweispflichten gegenüber Behörden und Aufsichtsstellen.
Wir ermöglichen eine geschützte Zwei-Wege-Kommunikation mit den Hinweisgebenden – auch anonym. So können wir bei Bedarf gezielt nachfragen, ohne Identitäten preiszugeben.
Auf Wunsch erhalten Sie regelmäßig strukturierte Fallberichte sowie konkrete Handlungsempfehlungen. So bleiben Sie stets informiert und handlungsfähig.
Sie haben einen festen Kontakt bei uns, der Ihre Fälle betreut und Ihre internen Ansprechpartner entlastet. Persönlich, erreichbar und lösungsorientiert.
Komfortabel zur eigenen Meldestelle
Jörg Hoffmann
beauftragter
Ihre zentrale Plattform für sichere Hinweisbearbeitung
Mit unserer Fallbearbeitungssoftware bearbeiten Sie Meldungen strukturiert, effizient und gesetzeskonform. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet und ermöglicht eine klare Fallzuweisung, Fristenüberwachung und revisionssichere Dokumentation.
Sie behalten jederzeit den Überblick über offene Fälle, Fortschritte und abgeschlossene Vorgänge. Dank integrierter Kommunikationsfunktion können Rückfragen anonym gestellt und beantwortet werden – einfach, sicher und datenschutzkonform.
Die Auslagerung stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes zuverlässig erfüllt werden – auch ohne eigene Fachabteilung. Sie profitieren von juristischer Expertise, etablierten Prozessen und regelmäßigen Updates. So vermeiden Sie Haftungsrisiken und erfüllen Ihre Meldepflichten nachweisbar.
Sie sparen Zeit, Personal und Schulungsaufwand – denn Fallannahme, Bewertung und Dokumentation übernehmen wir für Sie. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen ist das eine schlanke, effiziente Lösung. Ihr Team bleibt entlastet und kann sich auf das Kerngeschäft konzentrieren.
Jeder Schritt der Bearbeitung wird professionell dokumentiert und nachvollziehbar aufbereitet. Sie erhalten regelmäßig strukturierte Berichte und Handlungsempfehlungen. So behalten Sie die volle Kontrolle – ohne selbst eingreifen zu müssen.
Schritt für Schritt zur sicheren Lösung
Von der ersten Kontaktaufnahme bis zur laufenden Betreuung: Unser strukturierter Beratungsprozess sorgt für eine rechtssichere, effiziente und sorgenfreie Umsetzung. Wir begleiten Sie persönlich – praxisnah, transparent und zielgerichtet.
Wir klären Ihre individuellen Anforderungen, Unternehmensgröße und bestehende Strukturen. Sie erhalten eine erste Einschätzung und passende Empfehlungen.
Konzeption
Gemeinsam entwickeln wir die optimale Lösung für Ihre Hinweisgeberprozesse. Dabei berücksichtigen wir gesetzliche Vorgaben und Ihre internen Abläufe.
Wir richten die Software ein, konfigurieren Berechtigungen und schulen Ihre Mitarbeitenden. Alles startklar für einen sicheren Betrieb – ohne Mehraufwand für Ihr Team.
Betreuung
Auch nach der Einrichtung sind wir an Ihrer Seite – bei Fragen, Updates oder neuen Anforderungen. So bleibt Ihre Meldestelle jederzeit aktuell und gesetzeskonform.
Jörg Hoffmann
beauftragter
Sie haben Fragen zur Auslagerung der internen Meldestelle oder dem Hinweisgeberschutzgesetz?
Wir haben die wichtigsten Antworten für Sie zusammengestellt. Falls Ihre Frage nicht dabei ist, beraten wir Sie gerne persönlich – kontaktieren Sie uns jederzeit!
Wer ist nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet?
Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten sind laut HinSchG verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Diese Vorgabe gilt für Unternehmen aus nahezu allen Branchen. Ab 250 Mitarbeitenden war die Pflicht bereits ab Juli 2023 umzusetzen, für kleinere Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden ab Dezember 2023. Auch öffentliche Stellen sind verpflichtet. Die Meldestelle muss Hinweisgebenden einen sicheren, vertraulichen Meldekanal bieten.
Welche Anforderungen muss eine interne Meldestelle nach dem HinSchG erfüllen?
Die interne Meldestelle muss es Mitarbeitenden ermöglichen, Hinweise auf Rechtsverstöße sicher und vertraulich abzugeben. Sie muss unabhängig arbeiten, die Identität der Hinweisgeber schützen und Meldeeingänge dokumentieren. Zudem müssen Fristen zur Rückmeldung (i. d. R. 7 Tage Eingangsbestätigung, 3 Monate Sachstandsmitteilung) eingehalten werden. Auch technische Sicherheit (z. B. verschlüsselte Kommunikation) ist verpflichtend.
Welche Fristen gelten für die Umsetzung des HinSchG?
Für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden galt die Umsetzungsfrist bis 2. Juli 2023. Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden hatten eine verlängerte Frist bis zum 17. Dezember 2023. Seitdem sind Verstöße gegen die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle bußgeldbewehrt. Unternehmen sollten daher prüfen, ob ihre Meldestelle rechtskonform ist – insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Dokumentationspflichten.
Wie kann ein IT-Dienstleister bei der technischen Umsetzung der internen Meldestelle helfen?
Ein spezialisierter IT-Dienstleister unterstützt bei der technischen Einrichtung eines sicheren Hinweisgebersystems – z. B. in Form eines webbasierten Meldeportals, einer verschlüsselten E-Mail-Lösung oder einer Whistleblower-Plattform. Dabei werden Datenschutz, IT-Sicherheit und rechtliche Vorgaben berücksichtigt. Zusätzlich kann der Betrieb, Support und die Anbindung an interne Prozesse (z. B. Compliance, Datenschutz) übernommen werden.
Was passiert nach Eingang eines Hinweises in der internen Meldestelle?
Nach Eingang eines Hinweises ist die interne Meldestelle verpflichtet, den Eingang innerhalb von 7 Tagen zu bestätigen. Anschließend erfolgt die sachliche Prüfung des Hinweises, ggf. die Einleitung interner Maßnahmen und eine Rückmeldung an den Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten. Dabei müssen alle Schritte dokumentiert, vertraulich behandelt und datenschutzkonform durchgeführt werden.
Diese Aufgaben dürfen auch an einen externen Dienstleister ausgelagert werden – sofern dieser über die notwendige Fachkunde und Zuverlässigkeit verfügt. Gerade kleinere Organisationen entscheiden sich oft bewusst für diese Lösung, um interne Ressourcen zu schonen und zugleich den gesetzlichen Anforderungen vollständig gerecht zu werden.
